技術の進化、市場の変化、そして組織の成長に伴い、人事業務の外部委託は近年注目を集めています。
この記事では、人事業務を委託することのメリットとデメリット、さらには委託に失敗しないためのポイントを解説していきます。
また、実際の成功事例や業務委託の依頼内容も紹介しているので、人事業務の委託を考えている企業の担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

なぜ人事業務の委託が注目されているのか？

人事業務の委託が注目されている理由としては、大きく分けて以下の2つが挙げられます。

人材確保の難しさ

少子高齢化にともない働き手が減少していることで、人材確保がますます難しくなっています。
そのため、採用や育成などの人材確保に注力できるよう、人事業務の一部を外部に委託することで、人事担当者の負担を軽減しようと考える企業が増えています。

専門性の高い人材の活用

人事業務は、法務や労務、採用、育成など、さまざまな専門知識やスキルが必要です。
しかし、企業が自社ですべての人事業務を担うのは、コストや人材の確保などの点で難しい場合があります。

そのため、人事業務の一部を外部に委託することで、専門性の高い人材を活用し、より質の高い人事業務の実現が達成できます。

このような背景から、人事業務の委託が年々注目を浴びています。

人事業務を委託する際の費用相場

人事業務を委託する際の費用相場は、委託する業務や委託先の規模や実績などによって異なります。
一般的な料金形態は以下の3つのパターンに分けられます。

月額固定型

月額固定型は、委託する業務内容や範囲に応じて、月額の料金を定める料金形態です。
一般的な相場としては、月額5〜100万円程度です。

＜料金例＞
採用業務：10万円～30万円
給与計算業務：5万円～10万円
労務管理業務：10万円～30万円

成功報酬型

成功報酬型は、委託先が成果を上げた場合に、成果に応じて報酬を支払う料金形態です。
採用が決定するまでは費用が発生しませんが、他の方法と比べて割高になる場合もあります。

一般的には、採用希望者と募集企業が合意した年収の数十％が報酬となることが多いですが、以下のように実績に応じて計算することもあります。

＜料金例＞
採用業務：採用人数×10万円～30万円
給与計算業務：給与総額の0.5％～1％
労務管理業務：労務トラブルの解決に要した費用

従量課金型

従量課金型は、委託する業務内容や範囲ごとにあらかじめ単価が決められているパターンです。
回数ごとの従量制が一般的です。

＜料金例＞
説明会代行：2万円/回
DM・スカウト配信：1,000円/通・回
面接実施：1万円/回

また、月額固定型や従量課金型の場合、委託先によっては、別途初期費用やオプション費用を請求する場合があります。

委託先によって料金が大きく異なるケースも少なくないので、人事業務を委託する際には、複数の委託先の見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。

人事業務はどこまで委託できる？

人事業務で委託できる業務範囲は、大きく分けて以下の3つに分けられます。

採用業務

採用業務は、企業が人材を獲得するために行う業務です。
具体的には、以下の業務が含まれます。

労務管理業務

労務管理業務は、企業が従業員を雇用する際に行う業務です。
具体的には、以下の業務が含まれます。

人材育成業務

人材育成業務は、企業が従業員の能力やスキルを向上させるために行う業務です。
具体的には、以下の業務が含まれます。

これらの業務をすべて委託することも、一部を委託することも可能です。委託する業務範囲は、企業の規模や状況によっても異なります。人事担当者の育成・研修も可能な業務委託先であれば、人事業務の内製化を依頼できる可能性もあります。

委託する業務範囲は、以下の点に注意して検討しましょう。

自社の人事業務の現状

自社の人事業務の現状を把握し、どの業務を委託すれば、コスト削減や業務効率化につながるかを検討します。
自社で対応できる業務と委託できる業務を明確にすることで、委託先に依頼する業務を絞り込むことができるでしょう。

自社の人事戦略

自社の人事戦略を踏まえて、委託する業務範囲を検討します。
例えば、採用力を強化するために、採用業務を委託するといったイメージです。

戦略業務は、企業の経営方針や事業戦略を踏まえて行う必要があるため、自社で対応するのが一般的です。
ただし、外部人材の知見や経験を活用することで、戦略業務の質を高めることができる可能性があります。

委託先の専門性

委託先の専門性や実績を踏まえて、委託する業務範囲を検討します。
例えば、社内に専門的な知識やスキルが不足している場合、採用・教育コストを抑えるためにも委託先に任せたほうがよいでしょう。

一方で、一定の教育や研修を受ければ、誰でも行うことができる定型業務を委託することで、社内リソースを確保する場合もあります。

人事業務の委託を検討する際には、社内の状況やニーズに合わせて委託する業務範囲を慎重に検討することが大切です。

人事業務を委託するメリット

人事業務を委託することには、いくつかのメリットがあります。
ここでは、企業にとって特に大きな3つのメリットについて解説します。

1.コスト削減
2.業務の効率化
3.リスクの軽減

コスト削減

人事業務は、人件費や外部委託費など、コストがかかる業務です。
そのため、人事業務の一部を外部に委託することで、人件費や育成費の削減を図ることができます。

具体的には、人件費や育成費の削減が挙げられます。

人件費の削減

人事業務には、採用業務、給与計算業務、労務管理業務など、さまざまな業務があります。
これらの業務に従事する人事担当者の人件費は、企業にとって大きなコストに。

そのため、外部に委託することで、これらの直接的な人件費を大幅に削減できます。
また、人事業務を外部に委託することで、必要なときだけサービスを利用できるため無駄な人材投資を避けることにもつながります。

育成費の削減

社内で人事担当者を育成するためには、トレーニングや研修への投資が必要です。
外部の専門業者に委託する場合、これらのトレーニングコストを節約できます。

委託先は通常、特定の専門分野において高度なスキルを持つプロフェッショナルです。
したがって、企業は高品質なサービスを受けることができ、自社で専門的な人材を育てるための時間や費用を節約できます。

このように、人事業務の委託は、企業の財務的な負担を軽減し、リソースをより効果的に活用することが可能です。
その結果、企業はコアビジネスに集中し、長期的な成長と発展に注力することができるようになります。

業務の効率化

人事業務には専門性やスキルが求められるさまざまな業務があります。
そのため、人事担当者の負担が大きく、業務効率化が難しい場合も。

そういったケースでは、人事業務の一部を外部に委託することで人事担当者の負担を軽減し、コア業務に集中することができます。

具体的には、以下の2つの観点から業務の効率化につながります。

定型業務の効率化

人事業務には、定型的な業務が多くあります。
これらの業務は、外部委託することで、人事担当者の負担を軽減し、業務の効率化を図ることができます。

例えば、給与計算業務や勤怠管理業務は定型的な業務が多い一方で、専門性も必要です。
これらの業務を外部委託することで、人事担当者はより創造性や専門性を発揮できるコア業務に集中することができます。

ノウハウの蓄積

人事業務は、専門性やスキルが求められる業務です。
そのため、人事担当者の育成には、時間とコストがかかります。

人事業務の一部を外部に委託することで、外部委託先のノウハウを活用することができ、人事担当者の育成にかかる時間とコストの削減および業務の効率化を図ることができます。

リスクの軽減

人事業務を外部の専門家に委託することで、法令違反などのリスクを大幅に軽減することが可能です。

具体的には、以下の4つの観点からリスクの軽減につながります。

法令遵守とコンプライアンスの強化

人事業務には、給与計算、社会保険、税務処理など、多くの法的要件が伴います。
人事業務のプロフェッショナルは、これらの法規制に精通しており、常に最新の法律変更に対応可能です。

この専門知識を活用することで、法令違反のリスクが軽減され、企業は罰金や法的制裁から保護されます。

労働関連訴訟のリスクマネジメント

労働紛争や従業員からの訴訟は、企業にとって大きなリスクです。
人事業務のプロフェッショナルは、労働法に基づいた適切な助言と対応策を提供し、このようなリスクを管理します。

特に、就業規則の作成や更新、従業員とのトラブル解決において、その専門知識が重要となります。

データ保護とセキュリティ

人事業務には機密性の高い従業員情報が含まれます。
人事業務のプロフェッショナルは、データの保護と情報セキュリティに関する最先端の技術とプロトコルを適用し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。

更新と改善の継続的な取り組み

人事領域は、法令や市場の動向によって常に変化しています。
専門家による継続的なモニタリングと改善により、企業は変化する環境に迅速かつ適切に対応することができます。

総じて、専門知識を持ったプロフェッショナルに人事業務を委託することで、企業は法的なリスクを軽減し、ビジネスの安全性と持続可能性を高めることができます。
これは、特に法的要件が厳格で複雑な業界や、迅速な成長や変化を経験している企業にとって、非常に重要なメリットです。

人事業務を委託するデメリット

メリットがある一方で、人事業務を委託するデメリットも存在します。
ここでは、気をつけるべきデメリットを3つ紹介します。

1.委託先の選定が難しい
2.コミュニケーションの課題
3.情報セキュリティとプライバシーのリスク

委託先の選定が難しい

人事業務の委託は多くのメリットをもたらしますが、適切な委託先を見つけることはしばしば困難な課題となります。
難しさの理由としては、以下の要因が挙げられます。

市場の多様性と情報の過多

人事業務の受託を行っている企業やフリーランサーは多岐にわたり、それぞれが異なるサービス内容や専門性を持っています。
それらの多くの選択肢から自社のニーズに最も適しているパートナーを見つけることは、時間と労力を要するでしょう。

適合性と品質の確保

提供されるサービスの品質や信頼性を事前に評価することも重要ですが、それだけでなく、企業文化や特定のニーズに適合するかどうかも評価する必要があります。
これらを十分に理解するのは、契約前には特に困難なことが多いです。

コストとサービスのバランス

費用対効果を考慮した適切なプロフェッショナルと契約することは、特に予算に制約がある場合には難しい課題となります。
安価なサービスを提供する企業やフリーランサーの品質が低いわけではありませんが、高品質のサービスをリーズナブルな価格帯で提供しているプロフェッショナルを見つけるのは容易ではありません。

これらの点を考慮し、委託先の選定には慎重なアプローチが必要です。
適切なリサーチ、詳細なニーズ分析、そして契約前に委託先と十分にコミュニケーションを取ることが、最適な選択を行うための鍵となります。

コミュニケーションの課題

人事業務は、企業の経営や従業員の生活に大きな影響を与える重要な業務です。
そのため、委託先とのコミュニケーションを密に図り、業務の進捗状況や課題などを把握することが大切です。

しかし、委託先との間にコミュニケーションの課題があると、以下の問題が発生する可能性があります。

業務の進捗状況が把握できない

委託先が業務を正しく遂行しているかを把握できないと、業務の遅延やミスが発生する可能性があります。

課題を早期に発見できない

委託先が抱えている課題を早期に発見できないと、問題が大きくなってしまう可能性があります。

信頼関係が構築できない

委託先との信頼関係が構築できないと、業務の円滑な遂行が難しくなるでしょう。

人事業務を委託する際には、委託先とのコミュニケーションを密に図るために、以下の点に注意する必要があります。

定期的なコミュニケーションを図る
月1回程度の定期的なミーティングを実施することで、業務の進捗状況や課題などを把握することができます。

コミュニケーションの手段を明確にする
電話やメール、オンライン会議など、コミュニケーションの手段を明確にして、双方が使いやすい手段を活用するようにしましょう。

コミュニケーションのルールを定める
コミュニケーションのルールを定めることで、コミュニケーションの円滑化を図ることができます。

人事業務の委託を成功させるためにも、委託先とのコミュニケーションは密に図ることが大切です。

情報セキュリティとプライバシーのリスク

人事業務では、従業員の個人情報や機密情報が取り扱われます。
そのため、委託先が適切な情報セキュリティ対策を講じていない場合、以下の問題が発生する可能性があります。

個人情報の漏洩

従業員の個人情報が漏洩した場合、従業員のプライバシー侵害や、企業の信用失墜につながる可能性があります。

機密情報の流出

企業の機密情報が流出した場合、企業の損害や、競合他社に先を越される可能性があります。

このようなリスクを避けるためにも、委託先と契約を締結する際には、情報セキュリティに関する条項を盛り込むようにしましょう。

具体的には、以下のような条項を盛り込むことが重要です。

関連記事：企業が業務委託を活用するメリット・デメリットを会社経営者が解説

人事業務の委託に失敗しないための4つのポイント

先に述べたように、人事業務の委託にはデメリットも付きまといます。
しかし、適切な対策を取ることで、それらのデメリットを避けた上でメリットを享受することが可能です。

ここでは、人事業務の委託に失敗しないための4つのポイントについて解説していくので、実際に業務委託を行う際には十分に留意しましょう。

1.自社のニーズを明確にする
2.委託先を慎重に選定する
3.契約内容を明確にする
4.定期的なコミュニケーションを図る

自社のニーズを明確にする

人事業務の委託を検討する際には、まず自社のニーズを明確にすることが大切です。

具体的には、以下の点を検討しましょう。

委託する業務内容や範囲

委託する業務内容や範囲を明確にすることで、委託先に依頼する業務を絞り込むことができます。

委託する理由

委託する理由を明確にすることで、委託するメリットやデメリットを比較検討することができます。

委託先に求める条件

委託先に求める条件を明確にすることで、適切な委託先を選定することができます。

具体的には、以下のステップで自社のニーズを明確にしましょう。

1. 現状の業務内容や課題を把握する
現在の人事業務の状況を把握し、課題を洗い出します。

2. 委託することで解決したい課題を明確にする
洗い出した課題のうち、委託することで解決したい課題を明確にします。

3. 委託することで得られるメリットやデメリットを比較検討する
委託することで得られるメリットやデメリットを比較検討し、委託するメリットがデメリットを上回ることを確認します。

4. 委託先に求める条件を明確にする
委託先に求める条件を明確にしましょう。
具体的には、専門性、実績、価格、情報セキュリティ対策などの条件を検討します。

このステップを踏むことで、自社のニーズを明確にすることができ、適切な委託先を選定することができます。

委託先を慎重に選定する

人事業務を外部に委託する際、成功の鍵となるのは、適切な委託先の選定です。
以下の要点に注意して委託先を検討しましょう。

専門知識やスキル・経験

委託先が持つ専門知識や業界での経験を確認しましょう。
また、人事業務の各領域（採用、給与計算、労務管理など）に関して、豊富な知識と実績があるかも重要なポイントです。

信頼性と評判

市場での評判や既存の顧客からのレビューを参考に、委託先の信頼性を確かめます。
過去の成功事例や事業の安定性も重要な判断材料です。

サービス内容と品質

提供されるサービスが自社のニーズと合致しているか検討しましょう。
サービスの範囲、品質、対応スピードなど、企業の要求を満たすかどうかをしっかりと確認しましょう。

コストと価値のバランス

コストだけでなく、サービスの質や付加価値も考慮に入れて、提供されるサービスの費用対効果を評価しましょう。

契約条件と柔軟性

契約条件を詳細に検討し、将来的な変更や拡張が可能な柔軟性があるかを確認します。
終了条項や解約条件も重要なポイントです。

プロ契約のマッチングサービスキャリーミーには、専門性が高く、信頼できる人事のプロフェッショナルが多数在籍しています。
登録されているプロ人材は、事前にスクリーニングを受けているので、スキルや実績を担保された人材をアサイン可能です。

また、顧問やクラウドソーシングとは異なり、日中の稼働に加えて出社や社員の育成など柔軟に業務内容を相談することも可能です。

人事業務の委託を検討している企業の方は、ぜひキャリーミーにご相談ください。

契約内容を明確にする

人事業務の委託では、委託する業務内容や範囲、委託料、納期、成果物、責任、守秘義務など、さまざまな事項を契約書に明確に記載する必要があります。

具体的には、以下の点に注意しましょう。

委託する業務内容や範囲を明確にする

委託する業務内容や範囲を明確にすることで、委託先が対応できる業務かどうかを確認することができます。

委託料を明確にする

委託料を明確にすることで、委託先が不当に高い委託料を請求することを防止することができます。

納期や成果物を明確にする

納期や成果物を明確にすることで、委託先が納期に遅れたり、成果物が不十分だったりすることを防止することができます。

責任の所在を明確にする

責任の所在を明確にすることで、委託先のミスや不正によって損害が発生した場合、責任の所在が争われないようにすることができます。

守秘義務を明確にする

守秘義務を明確にすることで、委託先が従業員の個人情報や機密情報を漏洩することを防止することができます。

また、契約書を締結する際には、トラブルを避けるためにも専門家に相談するのがおすすめです。

関連記事：業務委託の避けるべきトラブル事例5選！契約上の注意点を徹底解説

定期的なコミュニケーションを図る

人事業務の委託を成功させるためにも、委託先との定期的なコミュニケーションを図ることは大変重要です。
その理由は、以下の通りです。

業務の進捗状況を把握し、課題を早期に発見・解決できる

業務委託では、企業と委託先が必ずしも同じオフィスで仕事をするわけではないため、直接コミュニケーションを取る機会が限られる場合があります。
そのため、定期的なコミュニケーションを図ることで、業務の進捗状況を把握し、課題を早期に発見・解決することができます。

委託先の業務内容やスキルを理解し、適切なフィードバックができる

委託先の業務内容やスキルを理解していないと、適切なフィードバックができず、業務の品質が低下する可能性があります。
定期的なコミュニケーションを図ることで、委託先の業務内容やスキルを理解し、適切なフィードバックを行うことができます。

企業と委託先の認識のズレを防ぐことができる

委託先と企業の間で、業務内容や品質に対する認識のズレがあると、トラブルの原因となります。
定期的なコミュニケーションを図ることで、企業と委託先の認識のズレを防ぐことができます。

企業と委託先はパートナー関係となるので、定期的なコミュニケーションを図り、向かっている方向を常に確かめながら業務を進めていきましょう。

人事業務の委託事例

ここでは、実際にキャリーミーを通じて、人事のプロに業務を委託し、人材採用に成功した「株式会社システムシェアード」の事例を紹介します。

＜課題と成果＞
課題：人事経験のない社員が業務を担当。中途採用のノウハウが不足
成果：3ヶ月で10名の中途社員を採用。新規事業の採用支援事業の仕組みづくりにも貢献

同社はBtoB業務系システム開発とIT人材育成を行う企業です。もともと新卒採用に舵を切っていましたが、中途社員採用にも注力したいと人事のプロ人材に中途採用支援を依頼しました。

人事のプロはエージェント20社をピックアップし絞り込んだ上で、各エージェントとの関係を構築。その結果、毎週30名程度のエントリーを獲得できるようになりました。3ヶ月で200名以上との面接を実施した結果、10名の採用につながっています。

同社の成功のポイントは、明確なゴール設定やKPI管理にあります。同社では、課題に対して必要な施策、定性的・定量的な目標を言語化し、プロ人材とコミュニケーションを取りながらKPIを決定。目標達成に向けてPDCAを回していきました。

「ゴール設定を明確にし、マネジメント側がしっかり握っていれば、マッチしたプロ人材に巡り合え、必ず効果をあげられる」と同社は話しています。

【実例4選】人事に関わる業務委託の依頼内容

実例として、人事に関わる業務委託の依頼内容を4つ紹介していきます。
人事業務の委託を行う際に、どのような要件を盛り込めば良いのか、ぜひ参考にしてみてください。

【人事業務委託の依頼例①】総合インテリア製造・販売企業

募集背景

人事評価制度が適切に運用できていない状態。
部署や対応領域ごとに難易度のばらつきがあるものの、
同じ目標設定になってしまっている。
それぞれの部署、チームごとに適切な目標設定、評価設計をしたい。

具体的な業務内容

・人事評価制度の見直し
・人事評価制度の再設計
・人事評価制度再設計に伴い必要なタスクとスケジュールを計画し、ディレクションする

働き方・報酬額

週1〜2日／リモート可能／20万円〜30万円

【人事業務委託の依頼例②】ITシステム業界

募集背景

人事部長が退職したため、守りの部分を強化したい。

具体的な業務内容

・採用以外の人事回りの改善
・評価制度
・労務

働き方・報酬額

月60時間程度リモートベース／MTGなどで出社あり／30万円

【人事業務委託の依頼例③】エンタメ関連業界

募集背景

社員に明確にどうやったら昇格昇給ができるかを指し示したい。公正な評価を社員に明確にしたいが、今役割を明確にすることができてない。

具体的な業務内容

評価制度の設計、等級制度、役員幹部の思ってることを整理してもらう。経営幹部が文字にできないことを明確化してほしい。

働き方・報酬額

週1〜2日／リモート可能／15万円〜20万円

【人事業務委託の依頼例④】住宅業界企業

募集背景

人事評価制度はあるものの、運用するところまでやりきれていない。・今後の組織のことを考えて人事評価制度を考えているが、それが果たして正しいものか判断がつかない。

具体的な業務内容

営業部や管理部を含めた会社全体の従業員満足度向上のため、適切な人事評価制度の構築から運用の伴走を行っていただきます。・人事評価制度の企画立案・企画提案・社員オペレーションへの落とし込み・運用伴走

働き方・報酬額

週1〜2日／リモート不可／10万円〜30万円

まとめ

この記事では、人事業務を委託することのメリットとデメリット、成功のポイントなどを解説してきました。
実際の成功事例からも、適切な人材に人事業務の委託を行うことで、企業に大きな価値をもたらすことがお分かりいただけたでしょう。
本記事で解説したことに留意しながら、自社の戦略に沿った人材とパートナー契約を結ぶことで、コアビジネスにより注力していただければ幸いです。