リモートワークで注目される電子申請e-Govとは？

昨今のコロナ禍により、在宅勤務の実施などを行っている企業も多いと思います。新型コロナウイルスの感染拡大により、ペーパーレス化や電子化の流れはより一層加速しています。

「書類にハンコを押すためだけに出勤している」といった企業で働く方の声をメディアで聞いた方もいらっしゃったでしょう。こうした、従来当たり前であった出勤前提の業務プロセスは今後ますます見直され、書類の電子化が進んでいくものと考えられています。

さらに2020年4月から一定の企業において、社会保険・労働保険に関して特定の手続きを行う場合には電子申請の義務化がなされたことはご存じでしょうか。

政府全体が電子政府化を進めており、社保・税務等の手続きは電子申請の利用が促進されています。

とはいえまだまだ電子申請を行っていない中小企業も多いと思います。
今回はこの電子申請や政府のe-Govについて解説していきます。

2020年4月からの電子申請義務化とは何か？

電子申請とは、これまで紙ベースで行われてきた申請や届出などの行政手続を、インターネットを活用することによりデータで申請するものです。これまで郵送をしたり、直接役所の窓口に出向いて行っていた手続きがＰＣ等で行えるようになります。

冒頭でも2020年4月から一定の企業については、社会保険・労働保険に関して特定の手続きを行う場合に電子申請が義務化されたことを述べました。
具体的には、下記①のような企業が下記②の手続きについて電子申請が義務化されています。

①特定の手続きについて電子申請義務化となる企業
・資本金・出資金資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が１億円を超える法人
・相互会社
・投資法人
・特定目的会社

②電子申請義務の対象となる特定の手続き
◆健康保険・厚生年金保険
・被保険者報酬月額算定基礎届
・被保険者報酬月額変更届
・被保険者賞与支払届
◆労働保険
・年度更新に関する申告書（概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出金申告書）
・増加概算保険料申告書
◆雇用保険
・被保険者資格取得届
・被保険者資格喪失届
・被保険者転勤届
・高年齢雇用継続給付支給申請
・育児休業給付支給申請

雇用保険の被保険者資格取得届や被保険者資格喪失届など、企業であれば日々頻繁に手続きを行うものも含まれており、資本金1億円を超えるような企業については、もはや日常的な電子申請を避けて通ることはできません。

こうした企業の電子申請のために用意されている、政府の電子申請の総合窓口ポータルサイトが「e-Gov」(イーガブ)です。

e-Gov(イーガブ)とは？

そもそもe-Govとは、総務省により運営されている各省庁の電子申請・届出などの受付窓口を一元化することを目的として提供されているプラットフォームのことです。

e-Govは、役所周りで必要な手続きを行うことがその利用のメインの目的となりますが、これ以外にも法令検索という機能があり、各種法律、政令等の条文を検索する機能などもあります。

e-Govと少し語感が似ていますが、「e-Tax」というものもあります。よくe-Govとe-Taxの違いも聞かれるところですが、e-Taxは、所得税や法人税といった国税をオンラインから納めることができる、「国税専門」の電子申請システムです。

副業での事業収入がある方などは毎年3月に確定申告を行い、所得税を納めることになりますが、こうした納付申請手続きに活用できるのがe-Taxです。

e-Taxは「国税の納税手続きに特化した電子申請システム」であるのに対し、e-Govは様々な各省庁管轄の行政手続きができる「申請のカテゴリが多い電子申請システム」という違いがあります。

e-Govの使い方とは？

e-Govを利用するには、利用前の準備として、PCの対応OS環境を確認したり、電子証明書を取得するプロセスが必要です。
特に、スタートアップ・ベンチャー企業でよく使われているApple社のMacは対応OS環境ではないため、留意しましょう。

また電子証明書は、法務省の「電子認証登記所（商業登記認証局）」等のほか指定された民間の認証局でも交付されます。

こうした利用準備が完了すると、いよいよ電子申請が可能となります。

e-Govについては、上述したとおりWindows OSしか対応していないといった利用環境に制約があったり、申請の入力画面のユーザーインターフェースが悪い等、使いにくいという声も聞かれます。

一方、昨今クラウド労務管理ソフトを導入している企業も多いかと思います。
そうしたクラウド労務管理ソフトがe-Gov対応をしているのであれば、既に入力している情報を活用し、申請画面で入力しなければならない項目について自動的に情報を反映してくれるなど申請書類が簡単に作成できる仕様となっているため、使い勝手が良いようです。

電子申請はこうした外部ソフトを活用して行うと、よりスムーズに行うことができるかもしれません。

在宅勤務が主流になるなか、こうした電子化を進めることで、社内全体の効率化につながります。

国や地方自治体が出しているリモートワーク関連の助成金（例えば働き方改革推進支援助成金（テレワークコース））ではクラウド労務管理ソフトの導入費用も補助するものもありますので、助成金を活用して導入すると効率的でしょう。

電子申請e-Govを活用して業務効率化を！

いかがでしたでしょうか。コロナ禍で在宅勤務などのリモートワークが進む中、ますます電子申請などのニーズも増えてきています。

一度電子申請を導入すれば、今後の企業の業務もぐっと効率化されます。

電子申請義務化の対象外の企業さまにおいても、今般のコロナ禍をきっかけに、ぜひe-Gov利用など検討してみてはいかがでしょうか。