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【2019年4月】労働条件通知書の電子化がついに解禁!メールでの労働条件通知が可能に

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企業の義務・労働条件通知書が電子化可能に!

企業の義務・労働条件通知書が電子化・メール送付等可能に! 

4月から新入社員が入ってくるという企業は、もうそろそろ受け入れの準備を始めるころでしょうか。

従業員の入社にあたっては社会保険や雇用保険の手続きなど必要なことは多くありますが、中でも企業が忘れてはならないことに「労働条件の明示」があります。

労働条件を従業員に明示することは、労働基準法上にきちんと定められている企業の義務です。

労働基準法15条にしっかり明記されています。

(労働条件の明示)
第15条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

労働条件通知書の発行などは、ベンチャー企業などでは「忘れていた!」というようなこともあるのですが、働く労働者にとって労働条件というのは重要な関心事項です。

そのため、絶対に忘れることのないようにしなくてはいけません。

そして、これまでこの労働条件の明示については賃金などの重要事項については書面の交付によって明示しなければならないとされていました。

詳細は下図の「書面の交付による明示事項」をご覧ください。

(なお、下図に記載のように、口頭の明示でも良いとされている労働条件もありますが、実務上は労務トラブル防止のために、書面明示義務があるものと合わせて書面明示していることがほとんどです。)

書面の交付による明示事項口頭の明示でもよい事項
①労働契約の期間①昇給に関する事項
②就業の場所・従事する業務の内容②退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払いの方法、支払いの時期に関する事項
③始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交代制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項③臨時に支払われる賃金・賞与などに関する事項
④賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項④労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項
⑤退職に関する事項(解雇の事由を含む)⑤安全衛生に関する事項
⑥職業訓練に関する事項
⑦災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
⑧表彰、制裁に関する事項
⑨休職に関する事項

この労働条件の書面明示義務ですが、一定の要件を満たした場合2019年4月から電子メールやクラウド上での明示が可能となります。

先進的な企業においてはすでにペーパーレス化を進めており、これまで「なぜ労働条件通知書は紙で発行しなければならないんだ」というような声をいただくことがありましたが、これからはこうした状況が改善されることになります。

今回はこの労働条件明示の電子化解禁について解説していきます!

労働条件通知書を電子化するための要件とは?

これまで原則として労働条件のうち一部の重要事項については紙での明示ということが義務になっていましたが今後は「一定の要件」を満たした場合電子媒体での明示が可能となります。

ではこの「一定の要件」とはどのような要件を指すのでしょうか。

1:労働者が希望した場合

労働条件明示を電子化するための要件とは?

まず、前提として労働者が紙ではなく、電子媒体等での労働条件明示を希望することが条件となっています。

そのため、いくら電子化が解禁されたからといって問答無用でメール等にPDFを添付して送りつけるというようなことはできないものと解されます。

「電子メールで送付させていただきますが良いですか?」といった確認を取ったうえで送付することになります。(なお、この同意の取得についても記録がとれていたほうが労使トラブルの防止になりますので、同意の取得もメール等で行うとよいかと考えます。)

2:受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信によること

労働条件明示を電子化するための要件とは

1に比べるとやや難しい文言で理解がしにくいかと思いますが、「その労働条件が適用される労働者本人のためだけにネットワーク送信される」ことになります。

またこれだけではイメージが湧かないかと思いますが、「通達」という厚生労働省が発出している解釈集のようなものの中で、

パソコン・携帯電話端末による E メールのほか、Yahoo!メールや Gmail といったウェブメールサービスのほか、LINE や Facebook 等の SNS(ソーシャル・ネットワーク・サービス)メッセージ機能等を利用した電気通信がこれに該当すると明言されていますので、要するに、メールやSNSのメッセージ機能での明示はOKということになります。

また、同通達内に、労働者が開設しているブログ、ホームページ等への書き込みや、SNS の労働者のマイページにコメントを書き込む行為等、第三者が特定個人に対し情報を伝達することができる機能が提供されるものについては、「その受信する者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信」には含まれないことに留意する必要がある。

という明記があります。

つまり、わかりやすく言えば、Facebookの個別メッセージ機能を使った労働条件の明示は可能ですが、不特定多数(友人たちに限られていても)が閲覧できるFacebookのコメント欄などでの明示は不可能ということになります。

一般常識的にFacebookのコメント欄に労働条件を書き込むようなことはあり得ないとは思いますが、実務上ありえるケースとしては、Web会議チャットツールなどを利用する場合、複数が参加しているチャットではなく、個別にダイレクトチャットにて送るというようなことが必要となるかと思います。

3:「労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成」できること

こちらは、文面通りですが電子メール等により発行した労働条件通知書や、電子メール本文に記載した労働条件が紙に印刷できるものでなければならないということです。

こちらは、電子媒体であれば通常印刷が可能であるとは思いますのであまり問題とはならないかもしれませんがチャットツール等については印刷がしにくい場合もあるかとは思いますので、注意が必要です。

その他労働条件通知書電子化に対する実務上の留意点

労働条件通知書電子化に対する実務上の留意点

その他の実務上の注意点としては、「労働条件通知書にこれまで労働者から署名・捺印をしていただいている場合」です。

労働条件については、労働契約法によって「労働契約は、労働者及び使用者が対等の立場における合意に基づいて締結し、又は変更すべきものとする。」という定めもあり、その合意形成プロセスが重要とされていることや、労使トラブルの防止という観点から、労働条件通知書に労働者から署名・捺印をもらい、労働契約書を兼ねているというケースが多くなっています。

この場合には労働条件の明示が電子化した際にも、署名・捺印については従業員からは取得しておくことになりますので、そちらを忘れないようにしたいところです。

最近では契約もクラウドで完結できサービスもありますので従業員の捺印プロセスなども全て電子化したい場合にはそういったサービスを利用するという事も一案です。

適切な労働条件通知書の電子化でメール送付等の業務効率化を!

いかがでしたでしょうか。これまで紙でしか認められなかった労働条件の明示が電子明示が可能になったのは人事労務部門にとっては大きな変化です。

すでに使用している人事労務系のクラウドツールなどでも労働条件通知書の策定・明示機能が追加されるような動きもあるようですので、自社としてどのように労働条件の明示を行っていくか、今一度検討するとよいかと考えます。

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この記事を書いた人

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寺島 有紀

寺島戦略社会保険労務士事務所 所長 社会保険労務士。 一橋大学商学部 卒業。 新卒で楽天株式会社に入社後、社内規程策定、国内・海外子会社等へのローカライズ・適用などの内部統制業務や社内コンプライアンス教育等に従事。在職中に社会保険労務士国家試験に合格後、社会保険労務士事務所に勤務し、ベンチャー・中小企業から一部上場企業まで国内労働法改正対応や海外進出企業の労務アドバイザリー等に従事。 現在は、社会保険労務士としてベンチャー企業のIPO労務コンプライアンス対応から企業の海外進出労務体制構築等、国内・海外両面から幅広く人事労務コンサルティングを行っている。 2019年4月に、「これだけは知っておきたい! スタートアップ・ベンチャー企業の労務管理――初めての従業員雇用からIPO準備期の労務コンプライアンスまで この一冊でやさしく理解できる!」を上梓。 寺島戦略社会保険労務士事務所 https://www.terashima-sr.com/

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